É fundamental fazer um planeamento do evento, definindo objectivos, públicos, estratégias, recursos, acompanhamento/controlo, avaliação e orçamento.

Objectivos

Determinação do que se pretende com o evento. Devem ser considerados objetivos gerais e específicos.

Públicos

A quem se destina o evento, definindo se é externo, interno ou misto.

Estratégias

Aquilo que serve de atração/interesse para o público selecionado.

Recursos

Meios humanos, materiais e físicos que serão utilizados.

Acompanhamento/controlo

Definição de quem fará a coordenação de todo o processo da organização do evento e de como esta será feita.

Avaliação

Feita após a realização do evento em forma de relatório (tipo prestação de contas).

Orçamento previsto

Deve ser feito detalhadamente. Daqui virão os recursos financeiros necessários para o pagamento das despesas.

Nota importante – comunicação e convites à Sede Nacional

Os eventos deverão ser comunicados à Sede Nacional à Área de Delegações e Membros, bem como ao Gabinete de Comunicação, Imagem e Relações Públicas com a antecedência mínima de um mês da data prevista para a sua realização. Posteriormente e após a respectiva autorização, deverão ser endereçados os convites à Direção Nacional, os quais deverão ser enviados com a antecedência de três semanas a fim dos mesmos poderem ser agendados.